Organizándote. La vida de una freelancer.

ESTE ES MI PRIMER BLOG POST.

Listo. Lo hice. ¡Empecé mi blog!
Es gracioso cómo planeas cosas en tu cabeza que nunca se materializan. Las razones pueden ir desde “No tengo tiempo”, “Pasó el día y nunca me di cuenta” hasta “Tengo demasiadas cosas que hacer”. Todos los días, tenemos una rutina preestablecida a la cual nos apegamos. Estas rutinas están estructuradas por hábitos, buenos o malos, que a su vez administran la forma en la que pasamos el día. Pero, ¿cuántos de nosotros podemos llegar al final del día con la sensación de que hemos completado todo lo que queríamos hacer?

Emigré de mi país natal, Venezuela, a Canadá hace muchos años. Cuando llegué, el apartamento que alquilaba aún no estaba disponible para mudarme, así que tuve que quedarme en la casa de mi hermano. Mientras estaba allí, por primera vez en mi vida me di cuenta de cómo se sentía ser una persona organizada. Mi cuñada es una de esas personas privilegiadas que aprendió a organizarse desde una edad muy temprana. Por alguna razón, nunca le pregunté cómo lo logró. Me imagino que tuvo algo que ver con la forma en que sus padres la criaron. De alguna manera, ella adquirió los hábitos correctos para crear la disciplina adecuada y así mantener una vida organizada. Puede que a algunas personas no les gusten sus maneras, pero en el mes que viví allí, me di cuenta de lo fácil que era la vida cuando las cosas estaban organizadas.

Después de mudarme a mi propio apartamento, pude mantener los hábitos de organización recientemente creados por un tiempo hasta que mi vida cambió nuevamente. Me casé. Lo mas cómico es que mi esposo dice que una de las razones por las que se enamoró de mí fue por la impresión que tuvo cuando visitó mi departamento por primera vez y vio lo organizado que estaba.
Entonces, allí estaba yo, en una casa nueva, con un hijo adoptado, un nuevo esposo y una nueva vida. Estaba además completamente desorientada…

Sin entrar en muchos detalles, mis recientemente creadas habilidades organizativas y los frágiles hábitos que acababa de crear no eran lo suficientemente sólidos y se diluyeron entre acostumbrarme a una persona que apenas conocía, nuevas rutinas, trabajos diferentes y un entorno completamente diferente al que estaba acostumbrada. Volví a lo que sabía; la experta en desorganizacion e improvisación más grande de la historia (por lo menos de mi historia).

Vengo de Venezuela. Venezuela es un país con una idiosincrasia muy extraña (a lo mejor el resto de latino américa también). Siempre llegamos tarde, somos procrastinadores eternos, resolvemos cosas sobre la marcha, dejamos las cosas temporales sin terminar para siempre y, entre otras cosas, somos desorganizados. (nota: Un amigo mío, Juancé Gómez, escribió un libro titulado “Los 7 pecados del venezolano”. Cuando comencé a leerlo, me sentí totalmente redimida ya que siempre pensé que toda la locura en mi vida era producto de mi familia y de la forma en que me habian criado. Basta con decir que siempre fui una persona muy desorganizada. (Todavía lo soy pero estoy trabajando duro para cambiarlo)

Después de 14 años de matrimonio, dos hijos, dos compañías para gerencias y una montaña rusa de diversión, es fácil mirar hacia atrás y decir: debería haber hecho esto o aquello. Todo el mundo lo hace.
Entonces, tomando esto en cuenta, he estado leyendo. Eerrr… ¡Realmente no he estado leyendo! He estado escuchando audiolibros. Como dije antes, cada día siento que no hay suficientes horas en el día para hacer todo lo que necesito hacer. Incluso si el día tuviera 40 horas, la semana tuviera 10 días y el año tuviera 18 meses, no tendría suficiente tiempo para mí. Entonces, con todo el conocimiento de los audiolibros, la experiencia y el ensayo y error, todavía no he llegado al nivel organizativo de mi cuñada, pero me complace decir… ¡Que ya me falta poco!

La luz al final del tunel.

Me llevó 3 años organizar mi oficina. ¡Sí! 3 años. ¿Por qué? Porque organizar no es solo hacer que todo se vea bonito. Lo más difícil es hacerlo funcional; con un sistema que facilitará tu trabajo y que te ayudará a ser más eficiente. (¡Verás esa palabra “eficiente” apareciendo muy a menudo en mi blog!) La oficina de la fotografía ES mi oficina (¡En realidad, tiene más papeles apilados en el escritorio!)

Siempre le dije a mi esposo que sabía dónde estaba todo en mi oficina a pesar del desastre de papeles que había encima de mi escritorio y el desorden en todas partes. ¡Lo sabía! Lo juro. El problema era el tiempo que me llevaría recordar donde estaba cada cosa, y todo el tiempo que necesitaba para encontrarla. Además de la espinita por dentro que me decía que él tenía razón, a pesar de que él tampoco es muy organizado que se diga. ¿Sábes? Aquella necedad de estar demostrándole a los demás que somos mejores que ellos. (¡tópico para otro blog!)

Hoy en dia, mi oficina todavía no es ultra bonita, pero al menos puedes ver el escritorio. Puedo escribir sobre él sin tener que tirar todo al suelo para despejar el escritorio. Todavía tengo algo del desorden en las cajas al lado de mi escritorio para resolverlo. Dos cajas en las que pude encontrar recibos, facturas, guiones, notas de “Te amo” de mi pequeño, tarjetas de Navidad sin terminar y sin enviar, notas de agradecimiento, un pato Lucas en miniatura para poner encima de mis lápices, algunas monedas del años sesenta y envolturas de Velcro para los cables de mi computadora.

Sin embargo, pude organizar y crear un flujo de trabajo para poder administrar las dos compañías que administro sin perderme en la documentación y atrasarme en mis fechas de entrega. He estado estableciendo procesos para todo, desde la programación de las tareas que necesito completar, la delegación de las que posiblemente no podría hacer y la determinación de los plazos y las fechas de finalización de todo lo que hago. Puedo decir ahora con mucho orgullo que soy eficiente y que hay una manera de probarlo, mis listas de cosas por hacer. He revisado listas y listas y solo las dejo ir cuando están todas verificadas y completadas. Mi oficina todavía está muy abarrotada y eso es algo que abordaré en el futuro cercano. Sin embargo, ese es un tema para una nueva publicación completa del blog.

Déjame mostrarte lo que aprendí de todo este proceso.

MI LISTA PARA OBTENER “UNA OFICINA EFICIENTE”:

1. Haz una lista de las tareas que se supone que debes poder hacer.
   • o Selecciona las que TIENES que hacer
   • Selecciona las que te GUSTA hacer
   • De la selección anterior, decide cuáles son las que tienen tiempo suficiente para terminar y establece prioridades. (¡Claro, tratarás de elegir los que más TE GUSTEN, de nuevo, priorizar es la consigna!)
   • Encuentra una forma de DELEGAR el resto de las tareas que no encajan en las 8 horas de trabajo diario. (Hablaré de esto en otra publicación. Es un tema largo)
2. Estudia el espacio en tu oficina e imaginate cómo puedes procesar tus tareas facilmente. Cuando manejas un papel, ¿dónde lo pones inicialmente? ¿Cuántas veces tienes que encontrarlo antes de poder procesarlo? El objetivo de esta tarea es eliminar los pasos innecesarios que te quitan tiempo.
3. Crea un cronograma de tareas. Asigna días específicos para las tareas que se repiten. No te salgas de tu horario.
4. Elimina lo innecesario. (Por increíble que pueda parecer, no he llegado a este paso… ¡todavía!)

Así que ahí lo tienes. ¡Mi primera publicación en el blog! Un montón de cosas sobre mí y mis problemas (¡con un cierto nivel de organización!). La próxima vez entraré más en detalles sobre cada uno de los pasos que tomé para lograr todo mi progreso. El primero será cómo hacer de manera efectiva tu lista de cosas por hacer. Nos vemos entonces en la próxima entrega.